Hinweisgebersystem
Hinweisgebersystem - Richtlinie
1. Zweck und Umfang
Zu einer guten Organisationskultur gehört die Einhaltung gesetzlicher und organisationsinterner Regelungen. Fehlverhalten sollte frühzeitig erkannt, aufgearbeitet und unverzüglich abgestellt werden. Hinweisgebende Personen leisten einen wichtigen Beitrag zur Organisationsverbesserung. Es bedarf der Aufmerksamkeit und Bereitschaft aller, an einer positiven Fehlerkultur mitzuwirken. In der Handreichung "Kirchliche Corporate Governance (KCG) - Grundsätze guter Finanzwirtschaft in deutschen (Erz-)Bistümern" des Verbandes der Diözesen Deutschlands (VDD), wird die Implementierung von Hinweisgebersystemen als Instrument der Corporate Compliance empfohlen. Der Caritasverband für den Landkreis Rastatt e.V. folgt dieser Empfehlung und führt in Zusammenarbeit mit der Erzdiözese Freiburg und dem Rechnungshof der Erzdiözese Freiburg ein Hinweisgebersystem ein. Dabei ist der Rechnungshof der Erzdiözese Freiburg Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten, da er im Rahmen seiner originären Aufgabe nach § 8 Abs. 1 seines Statutes tätig wird und der Caritasverband für den Landkreis Rastatt e.V. mit zum Zuständigkeitsbereich des Rechnungshofes gehört. Hinweispersonen können sowohl Mitarbeitende als auch Außenstehende sein, die Kenntnis über Regelverstöße erlangt haben. Der Caritasverband für den Landkreis Rastatt e.V. ruft alle Mitarbeitenden als auch Außenstehende, wie Begünstigte, Geschäftspartner, Lieferanten, Dienstleister auf Fehlverhalten zu melden. Mit diesem Hinweisgebersystem wird größtmöglicher Schutz für Hinweisgeber und Betroffene garantiert, so dass ihnen durch die Meldung keine Nachteile entstehen.
2. Hinweise und Verstöße
Das Hinweisgebersystem ermöglicht die Meldung von Verstößen gegen Gesetze, Rechtsverordnungen oder organisationsinterne Regelungen. "Fehlverhalten" im Sinne dieser Regelung sind zum Beispiel: Betrug, Korruption, Verstoß gegen Datenschutz, Arbeitsschutzverstoß, sexualisierter Missbrauch oder Grenzüberschreitung.
3. Vorgehen beim Melden von Verdachtsfällen
Die Meldung von Verdachtsfällen kann an die unmittelbaren zuständigen Ansprechpersonen vor Ort erfolgen (wie Vorgesetzte, Organvertreter oder sonstige Verantwortliche). Alternativ besteht die Möglichkeit, die Angelegenheit direkt mit einer unabhängigen Ombudsperson vertraulich zu besprechen. Diese ist für den Caritasverband für den Landkreis Rastatt e.V. beim Rechnungshof für die Erzdiözese Freiburg angesiedelt. Eine Kontaktaufnahme ist telefonisch oder schriftlich möglich. Über das Hinweisgeberportal ist darüber hinaus eine anonyme Kontaktaufnahme möglich. Das Hinweisgeberportal ist eine Meldeplattform und dient als Eingangskanal für Hinweise und Verstöße. Mit dem Hinweisempfänger kann über dieses Portal anonym kommuniziert werden. Die Anonymität kann nur von der Hinweisperson selbst aufgehoben werden.
4. Umgang mit Hinweisen
Die Empfänger von Hinweisen sind verpflichtet, den Eingang des Hinweises zu bestätigen, die Angelegenheit zu bewerten und weiter nachzuforschen, Hinweispersonen den notwendigen Schutz zukommen zu lassen und in angemessener Weise so vorzugehen, dass das gemeldete Fehlverhalten beendet wird. Sollte die unmittelbare Ansprechperson der Auffassung sein, die Angelegenheit wäre außerhalb ihres Verantwortungsbereichs, so hat sie die Sache an die zuständige Person oder, wo dies angemessen erscheint, an die Ombudsperson weiterzuleiten, damit sich diese darum kümmert. Die Ombudsperson wird sich mit jedem Hinweis befassen und jeder Meldung unabhängig, objektiv und vertraulich nachgehen:
- Bestätigung des Eingangs einer Meldung spätestens nach sieben Tagen.
- Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung und Ersteinschätzung bzgl. der Einordnung des Hinweises.
- Weitere Erforschung: falls erforderlich Ersuchen an Hinweisperson.
- Folgemaßnahmen: Weiterleitung an die zuständige Stelle, ggf. interne Untersuchungen veranlassen, ggf. das Verfahren an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben.
- Qualifizierte Rückmeldung: spätestens nach drei Monaten; sie umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese.
5. Vertraulichkeitsgebot und Schutz von Hinweispersonen
Die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen sind zu wahren:
- der hinweisgebenden Person,
- der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und
- der sonstigen in der Meldung genannten Personen.
Es gilt das Verbot von Repressalien sowie Androhung und Versuch, Repressalien auszuüben. Repressalien sind Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit der beruflichen oder ehrenamtlichen Tätigkeit, die eine Reaktion auf eine Meldung oder eine Offenlegung sind, durch die der hinweisgebenden Person ein ungerechtfertigter Nachteil entsteht oder entstehen kann (z. B. ungerechtfertigte Kündigung, Versagung einer Beförderung, geänderte Aufgabenübertragung, Disziplinarmaßnahmen, Diskriminierung, Mobbing o.ä.).
6. Falsche Auskünfte / Missbrauch des Hinweisgebersystems
Der Caritasverband für den Landkreis Rastatt e.V. und die Ombudsperson werden alle Meldungen über Fehlverhalten ernsthaft behandeln und Personen schützen, die in gutem Glauben Hinweise vortragen. Die Identität einer hinweisgebenden Person (sofern die Identität bekannt ist), die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet, wird nicht geschützt. Die Meldung wissentlich oder grob fahrlässig falscher Informationen kann strafrechtliche, haftungsrechtliche und arbeits- oder dienstrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
7. Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot
Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person (sofern nicht anonym) oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, dürfen im Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden oder auf Grund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung oder wenn die hinweisgebende Person zuvor in die Weitergabe eingewilligt hat, weitergegeben werden. Die hinweisgebende Person ist vorab über die Weitergabe zu informieren. Hiervon ist abzusehen, wenn die Strafverfolgungsbehörde, die zuständige Behörde oder das Gericht mitgeteilt haben, dass durch die Information die entsprechenden Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet würden. Der hinweisgebenden Person sind mit der Information zugleich die Gründe für die Weitergabe schriftlich darzulegen. Informationen über die Identität von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und von sonstigen in der Meldung genannten Personen dürfen an die zuständige Stelle weitergegeben werden, sofern dies im Rahmen interner Untersuchungen erforderlich ist, in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden und auf Grund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung.
8. Datenschutz
Die personenbezogenen Daten werden vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie der Datenschutzerklärung behandelt.
Diese Hinweisgebersystem-Richtlinie wurde vom Vorstand beschlossen und am 04.09.2023 verabschiedet.